Emailler yerine ulaşırken neden sorun yaşarlar?

Hayatımızın birçok alanında işimizi kolaylaştıran emailler bazen iletişim sorunlarına yol açabilir. Gönderilen bir email bir anda ortadan kaybolabilir ya da uzun zaman sonra iletilebilir. Bu durumlarda soruna müdahale etmek için yapabileceğiniz ve yapamayacağınız şeylerin farkında olmalısınız.

Gerek iş gerekse kişisel  hayatımızda iletişim kurmak için email yolunu sıkça tercih ediyoruz . Hızlı ve kolay kullanımı sayesinde email dosya göndermek veya mesaj iletmek için elverişli bir araç olarak yerini koruyor. Akıllı telefonların da hayatımıza dahil olmasıyla zaman ve mekan ayrımı olmaksızın anlık iletişim sağlayan bu aracı ücretsiz olarak da kullanabiliyoruz. Peki bunca avantajın yanında hiç dezavantaj yok mu? Elbette var.

Genel olarak gönderilen emailler birkaç saniye içerisinde alıcıya ulaşır. Fakat bazen bu süre beklenenden daha uzun sürer. Bu gecikmeleri azaltmak ya da ortadan kaldırmak için bu aracın çalışma sistemini bilmeniz gerekir.

Gönderdiğiniz emailler bilgisayarınızdan direkt olarak alıcının bilgisayarına ulaşmaz. Alıcıya iletilmeden önce internette kısa bir seyahate çıkar. Bu seyahat boyunca da bazı duraklarda durması gerekir. Emailin alıcıya ulaşmak için izlediği yolu şöyle özetleyebiliriz:

1. Email Gmail, Hotmail, Yahoo ya da Outlook gibi bir araç kullanılarak bir sistemde oluşturulur.
2. “Gönder” butonuna basıldığı zaman mesaj posta sunucusuna gönderilir.
3. Posta sunucusu emaili kontrol eder ve alıcının kurduğu DNS ayarlarına uygun olarak nereye gönderilmesi gerektiğine karar verir.
4. Posta sunucusu emaili listelenen sunucuya gönderir.
5. Bazen listelenen sunucu direkt olarak alıcının posta sunucusu değil spam filtresi ya da arşiv sunucusu olabilir.
6. Alıcı sunucu mesajı gerçek posta sunucusuna iletir.
7. Alıcı posta sunucusuyla bağlantı kurar ve mesaja ulaşır. 

Olcukça basit gözüken bu süreç aslında aslında biraz karmaşık. Çünkü internet kablolar, fiber optikler ve diğer bilgisayarlara bağlı olan bir dizi bilgisayardan oluşur. Bu yüzden de emailin genellikle uzun bir yol gitmesi ve bazen beklemesi gerekir. Bu beklemeler de emailin alıcıya hemen ulaşmasına engel olur.

İnboxa hemen ulaşmayan emaillerin sebepleri genellikle şunlardır:

Kullanıcı hatası: En sık karşılaşılan hatalardan biri de yanlış yazılan adreslerdir. Beklediğiniz bir email size ulaşmazsa gönderici ile iletişime geçerek email adresinizi kontrol etmesini isteyebilirsiniz.

Spam filtresi: Spam filtreleri bazen yanlış çalışabilir ve beklenen bir emaili önemsiz posta olarak saptayabilir. Böylece alıcı emaile ulaşamaz. Bunun için önemsiz posta kutusunu kontrol etmekte fayda var.

Bağlantı sorunu: İnternet bağlantısı koptuğunda gecikme yaşayabilirsiniz. Bilgisayarınız ve posta sunucusu ya da diğer duraklar arasındaki zayıf bağlantı emaillerin hemen ulaşmasına engel olur. Hatta zaman zaman bu bağlantı zayıflığı/kopukluğu emailin birden fazla yerine ulaşmasına da sebep olabilir. Bu nedenle posta sunucuları siz hata mesajı almasanız bile emailinizi iletmek için tekrar tekrar göndermeyi deneyecektir.

Ne yazık ki bu gecikmelere müdahale etmek çok mümkün gözükmüyor. İnsanlar, bilgisayarlar ve sistemler hata yapabilir. Bu nedenle tavsiyemiz, geciken ya da ulaşmayan emaillerle karşılaştığınızda tekrar göndermeyi deneyebilir. Gönderdiğiniz maile karşılık alamadığınızda alıcının bu problemle karşılaşma ihtimalini göz önünde bulundurarak kontrol edebilirsiniz.

www.message34.com